Modele de lettre reponse a un client mecontent

Même si la capacité de penser sur une base de cas à cas est l`une des fondations pour le service à la clientèle de grande, il est bon d`avoir quelques modèles d`email de service à la clientèle prêts pour certains scénarios «classiques» difficiles pour quand ils se produisent. En règle générale, si une fonctionnalité est make-ou-Break, mais nous ne pouvons pas justifier la construction (en raison de contraintes de ressources ou d`être en dehors de la portée de notre vision/Focus), notre objectif principal est encore de rendre le client heureux, même si cela signifie qu`ils pourraient quitter. Pour l`instant. Il peut être difficile de savoir comment réagir aux retours négatifs des clients. Rappelez-vous simplement que la lutte contre le feu avec le feu ne rendra les choses pires. En regardant les choses de leur point de vue, vous pouvez rester empathique. Il est essentiel de se référer aux normes et aux livrables publiés relatifs à la plainte particulière. Votre réponse doit être sympathique, mais doit également refléter la responsabilité et l`imputabilité que votre organisation porte à l`égard de la plainte. Toutes les organisations devraient avoir une politique pour traiter les plaintes, en particulier lorsque la plainte est justifiée et résulte d`un défaut de livrer un service ou un produit à une qualité déclarée et convenue, spécification, coût ou échelle de temps. Idéalement, votre organisation devrait également avoir des lignes directrices pour traiter les plaintes qui pourraient ne pas être justifiées; C`est à dire, lorsque la plainte du client est fondée sur une attente qui est au-delà ou à l`extérieur de ce qui a été convenu ou indiqué dans ce qui constitue le contrat de fourniture.

Les questions telles que celles-ci, dans lesquelles une plainte pourrait ne pas être justifiée, exigent généralement un jugement pragmatique puisque le coût et les implications de la résolution de ces questions peuvent être significatifs et de grande envergure. Cependant, la chose merdique au sujet des modèles est que si vous copiez et collez les scripts que vous trouvez ici ou n`importe où ailleurs dans vos propres emails, vous manquez sur une grande occasion de construire des relations authentiques et humaines avec vos clients. Donc, si notre objectif est la rétention, pourquoi les plaintes sont-elles si précieuses? En bref, les plaintes des clients sont une mine d`or de données précieuses qui nous aident à comprendre notre base de clients et à améliorer la rétention. En traitant des plaintes de toute sorte, prendre le cœur du fait que les clients dont les réclamations sont résolues de manière satisfaisante, deviennent encore plus loyaux que ce qu`ils étaient avant la plainte a surgi. Lors de la réponse à une plainte de client, il est important de faire trois choses spécifiques: l`utilisation de l`humour fonctionne souvent des merveilles si votre lettre est à une personne âgée. L`humour dissile les conflits et attire immédiatement l`attention parce que c`est différent. Un peu d`humour dans une lettre de plainte crée également une impression amicale, intelligente et coopérative. Les personnes âgées qui traitent des plaintes ont tendance à réagir à un niveau personnel plutôt qu`à un niveau procédural, comme avec les services à la clientèle. Si vous égayer la journée de quelqu`un en élevant un sourire il ya une bonne chance que votre lettre sera donné un traitement favorable.